اهمیت مدیریت زمان

  • 46 بازدید
  • اهمیت مدیریت زمان

     مدیریت زمان توانایی سازماندهی و برنامه ریزی صرف شده برای فعالیت در یک روز است. نتیجه مدیریت زمان خوب، افزایش کارایی و بهره وری می باشد که در واقع یک جنبه کلیدی در مدیریت پروژه بوده و شامل مهارت هایی مانند برنامه ریزی، تعیین اهداف و اولویت بندی برای عملکرد بهتر است.

    دلیل اهمیت آن چیست؟

    آیا تا به حال به این جمله فکر کرده اید "من فقط یک ساعت از زندگی ام را از دست دادم که هرگز بر نخواهد گشت؟ " در زندگی روزمره همه ما از این زمان های هدر رفت زیاد وجود دارد، به همین دلیل باید راهی برای مدیریت مناسب تر آن پیدا کنیم. مدیریت زمان اغلب با کسب و کار مرتبط است، اما این مهارت در هر بخش از زندگی ما وجود دارد. مثلا برای مدیران پروژه، داشتن مهارت مدیریت زمان برای موفقیت بسیار مهم است که فقدان آن می تواند تاثیر منفی درروند پروژه در بلند مدت داشته باشد.

    مدیریت زمان موثر

    کلید مدیریت زمان خوب، کار بیشتر نیست بلکه انجام کارها به بهترین شکل ممکن است. به این معنی  که ما باید وقت خود را به گونه ای تنظیم نماییم که کارها بدون استرس و در زمان کمتری انجام شود.

    چند روش برای مدیریت زمان موثرتر:

    لیست کار و اولویت ها

    برنامه ریزی کلید مدیریت پروژه است. یک روش برنامه ریزی موثر شناسایی تمام وظایفی است که ما باید برای تکمیل پروژه انجام دهیم. برای این کار ابتدا باید یک لیست از تمامی وظایف تهیه نماییم. گام بعدی، اولویت بندی این وظایف است زیرا همه آنها از نظر اهمیت با هم برابر نیستند. ما می توانیم روش هایی مانند اصل پارتو ( قانون ۸۰/۲۰ ) و یا روش آیزنهاور را برای شناسایی وظایف بکار برده و وظایفی که از درجه اعتباری بالاتری برخوردارند را در ابتدای لیست و وظایف ساده تر را در انتها آن جای دهیم زیرا احتمال تاخیر در انجام این فرآیندها کمتر است.

    زمان دقیق را برآورد و پیگیری کنیم

    پس از شناسایی و تعیین اولویت بندی وظایف، مرحله برآورد زمان لازم برای تکمیل کارها است. برای انجام این کار باید اطمینان حاصل کنیم که تمام محدودیت ها و عوامل را در برآورد خود محاسبه نموده ایم. در اکثر موارد، زمانبندی به صورت برنامه ریزی نشده است، بنابراین باید زمان هایی را نیز برای وقایع پیش بینی نشده به برنامه پروژه خود اضافه کرده وهمچنین وقت کافی برای تحقیق، آزمایش، جلسات و سایر فعالیت های لازم را نیز در نظر بگیریم. همچنین باید اعضای تیم خود را نیز در نظر داشته باشیم زیرا آنها نیزمانند ما انسان بوده و نمی توانند بدون وقفه کار کنند.

    در حال حاضر برنامه های کاربردی زیادی وجود دارد که به ما در برنامه ریزی بهتر کمک کرده  تا بتوانیم بصورت بهینه تری از زمان در پروژه های خود استفاده کنیم. یکی از مزایای استفاده از برنامه های کاربردی این است که مصرف کاغذ را کاهش می دهد که نه تنها برای حفظ محیط زیست خوب است، بلکه باعث کاهش استرس در داشتن هرج و مرج ناخواسته می شود.

    یک برنامه ایجاد کنیم

    حال پس از تمام این برنامه ریزی و برآوردها، می توانیم یک پروژه را طبق روش های ذکر شده ایجاد کنیم که تمام وظایف و زمان ها در آن محاسبه شده است. نمودار گانت نمونه ای از برنامه های کابردی برای مدیریت پروژه است که به ما در برنامه ریزی فعالیت ها و تخصیص منابع کمک می کند.

    ارسال دیدگاه

    نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

    این سایت از اکیسمت برای کاهش هرزنامه استفاده می کند. بیاموزید که چگونه اطلاعات دیدگاه های شما پردازش می‌شوند.